Pengenalan Pemprosesan Transaksi

            Salah satu tujuan Sisitem Informasi  adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui : (1) pemprosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ektern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.

            Menurut Mc leod: “Sistem Informasi merupakan system yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi”. Salah satu bagian system informasi yaitu system pemprosesan transaksi/transaction processing system (TPS). System pemprosesan transaksi merupakan subsistem input yang mempunyai peranan penting dalam aktivitas organisasi dengan cara mengumpulkan data dari sumber-sumber baik dari dalam maupun dari luar lingkungan perusahaan, dan menstransformasikannya kedalam database.

Arus Transakasi.

            arus transaksi disebut juga arus kas adalah arus masuk dan arus keluar kas atau setara kas (cash equivalent) atau investasi yang sifatnya sangat liquid, berjangka pendek dan yang cepat. Dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan (Ikatan Akuntan Indonesia 2004:2.2). arus kas adalah arus kas masuk operasi dengan pengeluran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham da Houston 2001:47). Dari kedua pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa arus kas adalah arus kas masuk dan arus kas keluar atau setara kas dalam pengelolaan uang yang dimiliki perusahaan.

Komponen-komponen Pemprosesan Transaksi

            Pemprsesan transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun. Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan arsip (file ) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemprosesan, serta pengendalian.

- Dokumen Sumber

Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi:

a)      Memicu meng-otorisasi operasi fisik

            Sebagai contoh surat pesanan penjualan mengotorisasi pengiriman barang dan ganguan kepada pelanggan.

b)      Memantau arus fisik

            Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.

c)      Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil

Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.

d)      Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data

Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.

e)      Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran

Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

Perancangan System Tata Buku Berpasangan

            System berpasangan adalah system pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

Metode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu metode ayat-ayat pindahan tunggal dan metode ayat-ayat pindahan berumpun (kolektif).

System Kode Akun Untuk Pemprosesan Transaksi

            Kode adalah suatu kerangka yang menggunakan uruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan klasifikasi pada sesuatu.

Tujuan pengkodean:

a)      Mengidentifikasi data akuntansi secara unik

b)      Meringkas data

c)      Mengklasifikasikan rekening/transaksi

d)      Menyampaikan makna tertentu

Metode pengkodean:

a)      Kode angka atau huruf berurutan = tiap rekening diberi kode angka atau huruf secara berurutan.

b)      Kode angka blok = rekening dikelompokan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk member kodenya.

c)      Kode angka kelompok diberikan dengan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, sub golongan, dan sejenis rekening.

d)      Kode Mnemonic=Pemberian kode dengan menggunakan huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancer=AL, jurnal penjualan= JP,dsb.

 Perancangan Formulir dan Pertimbangan-pertimbangan Penyimpanan Catatan

            Untuk menyimpan catatan dan memisahkan semua kegiatan transaksi kita bisa membuat suatu formulir. Formulir yang kita buat harus jelas dan memuat seluruh isi kegiatan transaksi.

Manfaat formulir:

1. Untuk menyimpan dilakukannya suatu tindakan.

2. Untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.